Prévoyance et santé collective : vos entreprises sont-elles en règle avec l’acte fondateur du régime ?

Par Mathieu

Pour exister juridiquement, les régimes de protection sociale en entreprise reposent obligatoirement sur un acte fondateur, distinct du contrat d’assurance, qui peut par exemple prendre la forme d’une Déclaration Unilatérale de l’Employeur (DUE). Les experts-comptables doivent être vigilants à la bonne forme, voire à l’existence de ce document, toujours réclamé par les URSSAF en cas de contrôle, avant de passer les cotisations en charges déductibles.

Thierry FRANÇOIS, Responsable Commercial des Assurances Collectives Alptis, répond aux questions de Jean-Charles NAIMI, Rédacteur en chef de Previssima, site de référence dédié à la protection sociale.

Previssima.- En matière de santé et de prévoyance collective, les entreprises sont-elles toutes en règle avec l’acte fondateur du régime ?

Thierry François. – Malheureusement non. Chaque jour, nous rencontrons des entreprises qui risquent des redressements URSSAF ou bien des contentieux prud’hommaux, pour avoir mis en place un contrat d’assurance sans avoir signé ou bien en ayant mal formalisé l’acte fondateur de leur régime de prévoyance ou de frais de santé.
Ces situations se retrouvent souvent dans les entreprises qui ont instauré leur régime par DUE. Elles résultent souvent d’un manque de conseil en amont de la part de l’intermédiaire d’assurance.
Dans le même temps, bon nombre d’experts-comptables continuent de passer des écritures de déduction des cotisations sans s’interroger sur l’existence même de cette DUE ou sur sa bonne formalisation, au risque de voir leur responsabilité engagée sur le passage des écritures de déduction des cotisations.
Pour notre part, nous misons sur l’accompagnement dans cette phase de rédaction ou d’audit de la DUE, avant toute souscription ou changement de contrat d’assurance. Dans la majorité des cas, ces DUE sont à refaire.

©Alptis Thierry FRANÇOIS  - Responsable Commercial des Assurances Collectives Alptis ©Alptis Thierry FRANÇOIS – Responsable Commercial des Assurances Collectives Alptis

Avez-vous des exemples d’erreurs que l’on trouve dans les actes fondateurs ?

Une DUE rédigée en bonne et due forme doit contenir de nombreuses informations telles que les catégories objectives de salariés couverts, la modalité de l’affiliation des ayants droit (obligatoire ou facultative) et les dispenses d’adhésion qui ne sont pas d’ordre public. Certains modèles-types existent sur le marché, mais ils sont rarement adaptés aux besoins de chaque structure.
Les erreurs dans les DUE peuvent être de tous types. Récemment, nous avons conseillé une entreprise ayant deux établissements mais avec des participations patronales en santé différentes pour un même régime. Le premier avait un taux de prise en charge employeur de 50 % et le second de 100 %. Il s’agissait là d’un cas flagrant de non-conformité.
Dans une autre entreprise, la DUE avait oublié de mentionner les conditions de l’évolution des cotisations.
On notera également qu’il convient d’être particulièrement prudent lorsque le régime est mis en place dans le cadre d’un accord de branche avec un organisme assureur recommandé. Si l’employeur tient à mettre en place des garanties plus importantes chez un concurrent, il est vivement recommandé de rédiger un acte fondateur qui mentionne l’amélioration des conditions contractuelles.

Quelles solutions proposez-vous ?

Dès 2013, lors de la signature de l’Accord National Interprofessionnel instaurant la généralisation de la complémentaire santé à tous les salariés, nous avons senti monter les craintes autour de la mise en place des actes fondateurs, d’autant que le recours à un avocat a un coût que certaines petites entreprises ne peuvent pas supporter.

Pour simplifier et sécuriser les professionnels du conseil et les entrepreneurs, nous avons développé un service de conception de DUE en ligne permettant au courtier de vendre un contrat frais de santé, sans prendre de risque sur l’acte fondateur. À partir de son projet, le courtier remplit un questionnaire simple et peut ensuite éditer directement la DUE, c’est-à-dire le véritable acte fondateur du régime. Nous assumons par conséquent la responsabilité de la production de l’acte juridique.

Mais nous intervenons aussi de manière plus classique, en présentiel cette fois, lorsqu’il s’agit d’accompagner les clients de nos distributeurs en cas de mise en place de régimes, soit par référendum, soit par accord collectif. Dans les cas les plus complexes, pour la négociation de contrats sur mesure, nous sommes accompagnés de cabinets d’avocats spécialisés afin de nous assister dans la mission d’audit de la partie juridique de l’acte fondateur.

En savoir plus sur nos solutions collectives


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