Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative (DSN) ?
Pas moins de 70 déclarations mensuelles transformées en une formalité unique ! Voici comment la déclaration sociale nominative (DSN) a soulagé les entreprises de nombreuses tâches administratives chronophages, tout en simplifiant leurs démarches. Retour sur les principales caractéristiques de cette déclaration sociale, puis sur ses avantages.
Modifié le 20 janvier 2025
Une déclaration unique pour simplifier vos démarches
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est un formulaire unique, mensuel et dématérialisé. Il a ainsi remplacé en 2017 un grand nombre de déclarations sociales auparavant exigées par les divers organismes de Sécurité sociale.
Concrètement, la DSN centralise l’ensemble des informations relatives à la paie de vos salariés. Chaque fin de mois, après avoir établi la paie de vos collaborateurs, il vous suffit désormais de vous connecter sur le portail Net-entreprises pour effectuer votre déclaration.
Les informations sont ensuite transmises automatiquement aux organismes concernés :
- Caisse nationale d’assurance vieillesse (CNAV).
- Caisse nationale d’assurance maladie (CNAM).
- Mutualité sociale agricole (MSA).
- Urssaf.
- France Travail (ex-Pôle Emploi)…
Loin de se limiter à la transmission des données de paie, la DSN vous permet également de signaler les événements impactant la vie de l’entreprise. Cela peut inclure :
- Un arrêt de travail.
- Une reprise d’activité anticipée.
- Une fin de contrat de travail.
- La déclaration d’obligation d’emploi de vos collaborateurs en situation de handicap.
- Un temps partiel thérapeutique…
En regroupant ces informations au sein d’une déclaration unique, la DSN simplifie considérablement vos démarches administratives en étant employeur. De plus la dématérialisation du processus garantit une transmission sécurisée, mais aussi plus fiable de vos données sociales.
Qui doit remplir la DSN ?
La DSN est aujourd’hui une obligation légale pour la majorité des entreprises françaises. Toutes les entreprises privées du régime général ou agricole doivent le remplir, tout comme les employeurs publics depuis 2022. Entrent notamment dans le champ d’application de la DSN :
- Les sociétés commerciales (SAS, SARL, SCI, etc.).
- Les entreprises individuelles (EI, EIRL).
- Les associations.
- Les groupements d’employeurs.
- Les coopératives.
- Les exploitants agricoles.
Certaines entreprises restent cependant non soumises à l’obligation de DSN. C’est par exemple le cas des particuliers employeurs ou encore de certaines collectivités d’outre-mer hors DROM comme la Polynésie française.
Dans ces situations, d’autres modes de déclaration sont prévus. Cela inclut la Déclaration Annuelle des Données Sociales Unifiées ou « DADS-U » – pour les employeurs non soumis à la DSN – ou le chèque emploi service universel (CESU) pour les particuliers employeurs.
Bon à savoir : DSN : choisissez bien votre logiciel comptable
Afin de remplir la déclaration sociale nominative, il est indispensable de disposer d’un logiciel de paie compatible DSN. Cet outil assure la conversion des données de vos bulletins de paie en un langage DSN compréhensible par les organismes sociaux.
Comment remplir la déclaration sociale nominative ?
La déclaration s’effectue de manière mensuelle et dématérialisée, via le portail dédié. La date limite de la déclaration dépend du nombre de salariés :
- Votre entreprise emploie moins de 50 salariés ? La DSN doit être transmise au plus tard le 15 du mois suivant la période de travail rémunérée.
- Votre entreprise emploie 50 salariés ou plus ? La DSN doit être transmise au plus tard le 5 du mois suivant.
Plusieurs options s’offrent ensuite à vous pour vous acquitter de cette formalité :
- Vous pouvez choisir d’effectuer vous-même la déclaration en vous connectant sur le portail Net-entreprises puis en suivant les instructions fournies. Cette option requiert une certaine maîtrise des outils informatiques, tout comme des rouages de la DSN.
- L’externalisation de la DSN auprès d’un tiers déclarant, comme un expert-comptable ou un service RH est une autre solution recommandée. Ce choix permet de bénéficier de l’expertise et du savoir-faire d’un professionnel en matière de DSN.
- Vous pouvez enfin opter pour une solution mixte, en réalisant vous-même certaines déclarations et en confiant les autres à un tiers déclarant. Cette approche vous permet de conserver une certaine maîtrise sur le processus tout en bénéficiant de l’assistance d’un professionnel pour les aspects complexes.
Indépendamment de l’option choisie, vous recevrez après la déclaration des accusés de réception de conformité de la part des organismes sociaux. Les documents, téléchargeables, et imprimables, peuvent aussi inclure des récapitulatifs d’anomalies ou des attestations, si vous devez justifier du respect de vos obligations.
DSN : faciliter la gestion de la santé et prévoyance collective
La DSN ne se limite pas aux obligations sociales classiques. Elle peut également simplifier les relations entre votre entreprise, tout comme certains assureurs santé ou prévoyance collective. Vous pourrez notamment vous appuyer sur la déclaration sociale nominative pour automatiser le flux de nombreuses informations ou certaines tâches fastidieuses :
- Mouvements de personnel.
- Calcul des cotisations.
- Déclaration des masses salariales.
- Télépaiement des cotisations…
En cas de prolongation d’arrêt de travail, les informations peuvent être automatiquement envoyées à l’assureur. Cela permettra une prise en charge rapide du complément de revenu des salariés.
La déclaration sociale nominative est un outil précieux pour optimiser la gestion de la santé, mais aussi de la prévoyance collective au sein de votre entreprise. Découvrez les avantages des contrats Alptis !
Sources de l’article : Qu’est-ce que la déclaration sociale nominative (DSN) ?
Questions fréquentes sur la déclaration sociale nominative (DSN) ?
La Déclaration Sociale Nominative (DSN) est une déclaration mensuelle et dématérialisée permettant aux employeurs de transmettre les données sociales de leurs salariés aux différents organismes de protection sociale, tels que l’URSSAF, la CPAM, ou encore les organismes complémentaires. Elle remplace progressivement de nombreuses déclarations obligatoires, comme les déclarations annuelles de données sociales (DADS) ou les déclarations liées à des événements spécifiques (arrêts maladie, fin de contrat, etc.).
La DSN s’applique aux entreprises et associations relevant du régime général, ainsi qu’à certaines structures spécifiques comme les associations à but non lucratif, ou encore les employeurs relevant du CEA (Chèque emploi associatif).
La DSN offre plusieurs bénéfices pour les employeurs :
- Simplification administrative : Une seule déclaration regroupe l’ensemble des informations sociales, comme les cotisations sociales, les rémunérations, ou les signalements d’événements liés à la gestion du personnel.
- Réduction des erreurs : Grâce à un processus automatisé et standardisé via le logiciel de paie, les risques d’erreurs ou d’oublis sont limités.
- Fiabilité et sécurité : Les données transmises sont mieux sécurisées, garantissant la protection sociale de vos salariés et le suivi des déclarations.
- Coordination améliorée : La DSN facilite la communication avec les organismes tels que l’URSSAF, la MSA, ou encore Pôle emploi.
- Gain de temps : En regroupant les obligations déclaratives en une seule étape mensuelle, la DSN permet une meilleure allocation des ressources administratives.
- Automatisation via un logiciel : La DSN est générée directement par le logiciel de paie de l’entreprise, en intégrant les données relatives aux cotisations sociales, aux rémunérations, et aux périodes d’activité.
- Transmission mensuelle : La déclaration doit être envoyée chaque mois au plus tard :
- Le 5 du mois suivant pour les entreprises de moins de 50 salariés réglant leurs cotisations mensuellement.
- Le 15 du mois suivant pour les autres entreprises.
- Relayée aux organismes compétents : Une fois transmise, la DSN est automatiquement répartie entre les organismes sociaux concernés (URSSAF, CPAM, MSA, DGFIP, etc.), garantissant ainsi un suivi optimal des droits sociaux des salariés.
Si une anomalie est détectée, voici les étapes à suivre :
- Identifier l’erreur : Vérifiez les messages ou alertes émis par le portail net-entreprises.fr ou par votre logiciel de paie. Un compte-rendu est généralement mis à disposition pour détailler les anomalies.
- Corriger rapidement : Apportez les modifications nécessaires via votre logiciel ou directement sur le portail de transmission. Cela peut inclure des erreurs liées aux périodes d’activité, au SIRET, aux assiettes de cotisation, ou aux primes.
- Renvoyer la DSN corrigée : Une fois les données rectifiées, soumettez une nouvelle déclaration pour éviter les pénalités éventuelles.
- Assurer un suivi : Consultez régulièrement le suivi DSN pour vous assurer que les corrections ont été prises en compte et que la déclaration est conforme.