Qu’est-ce qui change avec la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) fait partie des différentes mesures mises en place afin de faciliter vos obligations déclaratives à l’arrivée d’un nouveau salarié. Systématique et nominative pour chaque employé, la DPAE remplace désormais l’ancienne Déclaration Unique d’Embauche (DUE). Quels sont les changements induits par cette nouvelle déclaration ? Et à quoi sert la DPAE lors d’un recrutement au sein de votre entreprise ?

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Modifié le 06 mai 2025

Qu’est-ce qui change avec la déclaration préalable à l’embauche (DPAE)

La DPAE : une nouvelle déclaration lors d’une embauche

Instaurée par le décret n°98-252 du 1ᵉʳ avril 1998, la déclaration unique d’embauche visait à simplifier vos démarches administratives en tant qu’employeur pour signaler l’arrivée d’un nouvel employé au sein de leurs effectifs.

Si cette législation permettait un gain de temps précieux dans le cadre de vos recrutements, elle ne vous dispensait cependant pas de la déclaration nominative préalable à l’embauche auprès des organismes de protection sociale désignés (l’Urssaf ou la MSA pour le secteur agricole).

Depuis 2011, la DUE et cette déclaration ont fusionné sous un nouveau format unique : la DPAE. Celle-ci vous permet dorénavant de réaliser les démarches administratives inhérentes à l’embauche d’un nouveau salarié avec une seule déclaration.

Quel est le rôle d’une déclaration préalable à l’embauche ?

La DPAE doit être réalisée dans les 8 jours précédant l’embauche de votre employé, période d’essai comprise. À ce titre, elle constitue donc une preuve quant à la date de son entrée au sein de vos effectifs pour les services de contrôle.

Mais, plus qu’un justificatif, ce type de déclaration vous permet de réaliser en une seule fois les différentes démarches suivantes :

  • ouvrir les droits sociaux à votre salarié ;
  • bénéficier d’une couverture en cas d’accident de travail de votre salarié ;
  • répondre aux obligations réglementaires des différentes administrations de contrôle.

Urssaf ou MSA, vous disposez d’un interlocuteur unique qui, à réception de votre déclaration, pourra transmettre toutes les informations liées à l’embauche de votre salarié aux différents organismes concernés. Vous complétez ainsi les formalités suivantes lors de votre DPAE :

  • l’obtention de votre immatriculation en qualité d’employeur au régime général de la Sécurité Sociale auprès de l’Urssaf, lorsqu’il s’agit du recrutement de votre premier employé ;
  • l’immatriculation de votre salarié à la Caisse Primaire d’Assurance Maladie (CPAM) ;
  • votre affiliation en qualité d’employeur auprès du régime d’assurance chômage ;
  • votre demande d’adhésion à un service de santé de travail ;
  • votre demande d’examen médical à l’embauche.

IMPORTANT : Dans le cas d’une première DPAE, et si l’embauche ne se concrétise finalement pas, il est essentiel d’en informer votre Urssaf, ou la MSA, dans les meilleurs délais afin de mettre un terme à l’ouverture de votre compte employeur.

Déclaration préalable à l’embauche : qui est concerné ?

Dirigeant d’une SARL ou d’une TPE, nouveau recrutement en CDI ou en CDD, cas de dispense ou non, nous vous expliquons ici dans quelles circonstances une déclaration préalable à l’embauche est indispensable.

La DPAE s’applique-t-elle à tous les employeurs ?

La DPAE s’applique à tous les employeurs, dirigeants d’entreprises, mais vous concerne également lorsque vous embauchez un salarié en qualité de :

  • particulier employeur : lorsque vous souhaitez réaliser des travaux de construction, une réfection ou l’aménagement d’immeubles, installer des équipements domestiques ou les réparer, profiter de services de secrétariat particulier, etc. ;
  • association à but non lucratif : dans le cadre d’une embauche de personnel salarié ;
  • association intermédiaire : l’obligation de DPAE s’exerce pour l’embauche de personnes sans emploi, rencontrant des difficultés sociales ou professionnelles particulières, qui sont mises à disposition dans le but de faciliter leur (ré)insertion sur le marché du travail.
  • association de services aux personnes : une DPAE est obligatoire pour tous les travailleurs placés auprès de personnes physiques dépendantes (pour lesquelles vous réalisez les formalités administratives liées à l’emploi), ainsi que pour les travailleurs en mission dont vous restez le seul employeur.

BON À SAVOIR : En tant qu’employeur, vous pouvez utiliser des dispositifs intégrant la DPAE tels que le Titre Emploi Service Entreprise (TESE), le Chèque Emploi Associatif (CEA) ou le Titre Emploi Signifié Agricole (TESA).

Quels types d’embauche doivent être déclarés via une DPAE ?

Dès lors que votre futur salarié dépend du régime général de la Sécurité Sociale, la réalisation d’une DPAE sera indispensable pour vous conformer à vos obligations légales en tant qu’employeur. Quels que soient la forme juridique de votre entreprise, votre secteur d’activité, le nombre de vos effectifs, les conditions ou la durée d’engagement de votre nouvel employé, vous devrez ainsi inclure cette formalité à votre processus de recrutement pour chaque embauche.

Les cas de dispense de DPAE en entreprise

Certains profils peuvent néanmoins être dispensés de DPAE. C’est le cas notamment des stagiaires, des bénévoles ou encore des volontaires du service civique. À l’arrivée de ces derniers dans vos effectifs, vous n’aurez donc pas à réaliser de déclaration préalable à l’embauche.

Il est par ailleurs important de noter que des dispositions particulières sont prévues pour les entreprises de travail temporaire (ETT) et les assistantes maternelles. Des spécificités qui vous sont présentées directement sur le site de l’Urssaf.

Comment faire votre DPAE lors d’un recrutement ?

Depuis le 1ᵉʳ juillet 2022, vous ne pouvez plus adresser votre déclaration préalable à l’embauche par mail. À la fin de la même année, la transmission par flux CFT a également été arrêtée. Comment alors remplir et transmettre votre DPAE ?

Les informations à renseigner sur votre DPAE

  • La dénomination sociale de votre entreprise, ou vos nom et prénom(s) en qualité d’employeur ;
  • Le code NAF (APE) de votre société ;
  • Le numéro de SIRET et l’adresse de votre établissement ;
  • Le service de santé au travail auquel vous êtes rattaché ;
  • L’identité et le numéro de Sécurité Sociale du salarié entrant ;
  • La date et l’heure de l’embauche ;
  • Les modalités du contrat de travail (type de contrat, durée, etc.).

BON À SAVOIR : Si votre société est en cours d’immatriculation et que vous ne disposez, par conséquent, pas encore d’un numéro de SIRET, vous pouvez joindre le numéro de liasse délivré par le guichet unique.

Comment transmettre votre DPAE ?

Dans un souci d’efficacité et de rapidité, il est conseillé de transmettre votre DPAE via le site dédié net-entreprises.fr. Vous pourrez alors saisir vos informations sur un formulaire en ligne ou opter pour un dépôt de fichier depuis votre logiciel de paie si vous le souhaitez.

Lors de l’embauche de votre premier salarié, vous devrez toutefois réaliser cette démarche sur le site urssaf.fr pour créer votre compte employeur.

Attention, si l’envoi dématérialisé de votre formulaire DPAE est seulement recommandé pour les plus petites structures, il devient obligatoire pour les établissements ayant adressé plus de 50 déclarations préalables à l’embauche au cours de l’année civile précédente. Ces derniers seront ainsi pénalisés d’une amende équivalente à 0,5% du PMSS (Plafond Mensuel de la Sécurité Sociale) en cas d’envoi par courrier*.

La DPAE est-elle une obligation pour les employeurs ?

Pour toute embauche, une DPAE auprès de l’Urssaf est obligatoire. En tant qu’employeur, et si vous ne respectez pas cette obligation légale, vous vous exposez alors à différentes pénalités.

Des sanctions civiles

En cas de défaut sur votre DPAE, l’Urssaf peut vous réclamer une régularisation sur les cotisations de Sécurité Sociale non payées en raison de l’absence de déclaration d’embauche.

Des sanctions administratives

Les pénalités administratives appliquées sont égales à 300 fois le taux horaire minimum garanti pour le salarié entrant non déclaré.

Des sanctions pénales

Si l’absence intentionnelle de DPAE est avérée, elle constitue un délit de travail dissimulé par dissimulation d’emploi salarié. Cette infraction est jugée par le tribunal correctionnel et peut conduire à une peine cumulative de :

  • 45 000 € d’amende et 3 ans d’emprisonnement en qualité de personne physique** ;
  • 225 000 € d’amende et un placement sous surveillance judiciaire en qualité de personne morale**.

Déclarer les nouveaux salariés entrants au sein de votre établissement est donc indispensable afin d’exercer votre activité en toute légalité. Au même titre que la DPAE, la mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise est également obligatoire. Une couverture pour laquelle Alptis vous accompagne avec des contrats de mutuelle sur-mesure et des formalités d’affiliation simplifiée lorsque vous recrutez. N’hésitez pas à nous demander un devis pour préparer sereinement l’arrivée de votre salarié !

Sources de l’article : Qu’est-ce qui change avec la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) ?

La DPAE, ou Déclaration Préalable à l’Embauche, est une formalité obligatoire que tout employeur doit accomplir avant l’embauche d’un salarié. Cette déclaration en ligne, également appelée « DUE », s’effectue par voie électronique et permet d’informer les organismes compétents — notamment l’URSSAF — de l’arrivée d’un salarié dans votre entreprise.

Elle a pour objet d’une DPAE de regrouper plusieurs démarches administratives liées à l’embauche d’un salarié, telles que :

  • L’immatriculation du salarié à la sécurité sociale, s’il n’en dispose pas encore ;

  • L’affiliation de l’employeur au régime d’assurance chômage ;

  • La demande d’adhésion à un service de santé au travail ;

  • La déclaration préalable à la visite d’information et de prévention ;

  • La transmission des informations à l’INSEE pour les besoins statistiques.

Cette déclaration garantit à la fois les droits sociaux du salarié relevant du régime général et permet à l’administration de vérifier la régularité des embauches.

La DPAE doit être réalisée impérativement avant la prise de fonction du salarié. Elle peut être transmise au plus tôt 8 jours avant l’embauche et au plus tard la veille de l’entrée en poste. Cela concerne toute embauche de salarié, quel que soit son contrat (CDI, CDD, intérim, apprentissage, etc.), y compris en cas de première embauche.

Le non-respect de cette obligation constitue une infraction grave assimilée à du travail dissimulé, passible de sanctions pénales et financières.

Pour effectuer une déclaration correcte, l’employeur doit réunir les informations suivantes concernant le salarié embauché :

  • Identité : nom, prénoms, date et lieu de naissance, nationalité ;

  • Numéro de sécurité sociale, s’il a été attribué ;

  • Adresse personnelle ;

  • Date et heure prévues pour l’embauche ;

  • Nature du contrat de travail (CDI, CDD, etc.) ;

  • Coordonnées de l’établissement employeur et numéro SIRET.

Aucun formulaire papier n’est requis, mais l’ensemble des données doit être exact et à jour. Il n’existe pas de formulaire Cerfa spécifique, sauf exception agricole (s’il s’agit d’un salarié agricole, un Cerfa peut être requis dans certains cas particuliers).

La DPAE se fait exclusivement en ligne, via des outils sécurisés. L’employeur peut :

  • Utiliser le portail de l’URSSAF dédié : www.due.urssaf.fr ;

  • Ou passer par un logiciel de paie agréé ou un tiers déclarant (cabinet comptable, prestataire RH…).

Une fois la déclaration destinée à l’affiliation transmise, un accusé de réception électronique est délivré. Ce document fait foi en cas de contrôle et doit être conservé. Il est conseillé d’en conserver une copie de la DPAE dans le dossier du salarié.

L’absence de DPAE, ou l’omission de son envoi avant l’embauche, est considérée comme une infraction au Code du travail (article L.1221-10) et constitue un cas d’absence de DPAE assimilé à du travail dissimulé.

Les risques encourus par l’employeur sont sévères :

  • Sanctions pénales : jusqu’à 3 ans d’emprisonnement et 45 000 € d’amende (225 000 € pour une entreprise) ;

  • Sanctions administratives : suppression des aides à l’emploi, redressement des cotisations sociales ;

  • Requalification du contrat : le contrat peut être automatiquement considéré comme un CDI à temps plein, au détriment de l’employeur, en cas de litige.

Même pour un employeur ayant accompli plus de 50 DPAE au cours de l’année, la régularité de chaque déclaration est essentielle. Il est donc impératif de procéder à la déclaration préalable à l’embauche dans les délais impartis.

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