Dossier de retraite : que faire en cas de perte des bulletins de salaire ?

Pourquoi conserver vos bulletins de salaire jusqu’à la retraite ?

Les bulletins de salaire, ou fiches de paie, ne sont pas de simples documents comptables. Ils constituent des pièces importantes pour justifier vos droits à la retraite. L’archivage de vos fiches de paie vous permet, en effet, de retracer votre carrière professionnelle, en attestant à la fois :

• Des périodes travaillées.
• Des salaires perçus.
• Des cotisations versées.

En les consultant, vous pourrez ainsi vérifier l’exactitude des informations inscrites sur votre relevé de carrière, puis rectifier d’éventuelles erreurs ou omissions. En cas de discordance, les bulletins de salaire sont considérés comme des preuves tangibles auprès des organismes concernés.

Des employeurs multiples ou des changements fréquents d’entreprise sont particulièrement propices à des erreurs dans le calcul de vos droits à la retraite. Nous vous recommandons de conserver l’ensemble de vos bulletins de salaire pour faciliter la reconstitution de votre parcours professionnel.

L’utilité des bulletins de salaire, par ailleurs, ne se limite pas à la préparation de votre retraite. Ils constituent des justificatifs essentiels pour de nombreuses démarches administratives, notamment en cas :

• D’arrêt de travail, pour votre assurance prévoyance.
• De demande de crédit immobilier.
• De location de logement.
• De formalités diverses auprès de tous types d’organismes.

Bon à savoir : Et si votre employeur ne vous remet pas de bulletin de salaire ?

Votre employeur a l’obligation de vous transmettre vos fiches de paie, par défaut sous format électronique ou sous format papier si vous en manifestez le souhait. À défaut, vous pouvez saisir le conseil des Prud’hommes. Votre employeur encourt une amende pouvant atteindre 450 € par fiche non remise, mais aussi le versement de dommages et intérêts.

Bulletin de salaire perdu : contactez d’abord votre employeur

Si vous avez égaré un ou plusieurs bulletins de salaire, votre premier réflexe devrait être de contacter l’employeur concerné, même si vous avez quitté l’entreprise depuis. Chaque entreprise est, en effet, tenue de conserver un double de vos bulletins de paie pendant une période minimale de 5 ans.

Passé ce délai initial, les bulletins de salaire ne sont plus nécessairement accessibles directement dans les locaux de l’entreprise. Pour autant, ils ne sont pas effacés. Depuis 2017, l’employeur a pour obligation :

• Soit de mettre en place un système d’archivage sécurisé permettant de conserver vos bulletins de salaire pendant une durée de 50 ans à compter de leur date d’émission.
• Soit de les conserver jusqu’à 6 ans après votre départ à la retraite.

Dans tous les cas, l’employeur doit désormais vous garantir la possibilité d’accéder à ces bulletins de salaire archivés, même après le délai légal de cinq années. Cette accessibilité peut se concrétiser par :

• La mise à disposition des bulletins de salaire sur un portail en ligne sécurisé.
• La délivrance de copies papier des bulletins de salaire sur simple demande de votre part.

Pour en faire la demande, adressez un courrier recommandé avec accusé de réception à votre ancien ou actuel employeur, en précisant la période et le motif de votre demande. Vous pouvez également formuler votre demande par mail ou en main propre contre récépissé.

La loi, pour autant, ne prévoit pas de sanction pour un employeur refusant de vous remettre le duplicata d’une ancienne feuille de paie. À défaut d’obtenir une réponse, vous devrez alors vous tourner vers d’autres interlocuteurs.

Bulletin de salaire perdu : quels sont vos autres recours ?

Plusieurs solutions alternatives s’offrent à vous pour récupérer ce document essentiel :

• Sollicitez votre caisse de retraite. Cette dernière détient un vaste ensemble d’informations relatives à votre carrière professionnelle, dont vos cotisations et vos périodes d’activité. Elle peut donc vous fournir des copies de vos bulletins de salaire, ou, a minima, un relevé de vos cotisations. Vous pouvez contacter votre caisse de retraite par téléphone, mail ou courrier.
• Demandez une attestation à l’URSSAF. L’organisme collecte auprès des entreprises toutes les données relatives aux salaires et périodes d’activité de leurs employés. Vous pouvez donc leur demander une attestation mentionnant vos rémunérations pour les périodes concernées. Adressez un courrier à votre URSSAF départementale en précisant votre identité, vos périodes d’activité et les informations relatives aux entreprises concernées.
• Réclamez à votre banque vos anciens relevés de compte courant. Ils peuvent aussi servir de justificatifs utiles pour vos périodes d’activité et vos revenus perçus. En effet, les virements de votre salaire y figurent. Vous pouvez consulter vos relevés bancaires en ligne pour les plus récents, ou demander à votre banque de vous éditer des copies des périodes concernées – contre facturation le plus souvent.

La perte d’un bulletin de salaire n’est pas une situation insurmontable. De nombreuses solutions existent pour le récupérer ou obtenir un justificatif équivalent !