Prévoyance et santé collective : votre acte fondateur est-il conforme ?
17,8 % des entreprises d’au moins dix salariés ont engagé des négociations collectives en 2021. La création d’un régime collectif de santé ou prévoyance est l’un des objets les plus récurrents de ces discussions. Comment prendre une décision unilatérale en l’absence d’accord ? Quel formalisme respecter ?
Modifié le 14 janvier 2026
Comment mettre en place un régime collectif de prévoyance ou santé ?
Avant la mise en place d’un régime collectif de prévoyance ou de santé pour vos collaborateurs, la première étape consiste à vérifier les obligations conventionnelles de votre entreprise. Le contrat envisagé doit être conforme aux éventuels minima fixés par l’accord interprofessionnel ou l’accord de branche s’appliquant à votre secteur d’activité.
Les partenaires sociaux auront la plupart du temps déjà prénégocié des offres de contrats avec des organismes assureurs, proposant ainsi des formules clé en main. Ces contrats constituent de simples recommandations : ils ne s’imposent pas à vous en tant qu’employeur.
Conformité de l’acte fondateur : un enjeu souvent négligé
« Chaque jour, nous rencontrons des entreprises qui risquent des redressements Urssaf ou bien des contentieux prud’hommaux, pour avoir mis en place un contrat d’assurance sans avoir signé ou bien en ayant mal formalisé l’acte fondateur de leur régime de prévoyance ou de frais de santé. Ces situations se retrouvent souvent dans les entreprises qui ont instauré leur régime par DUE. Elles résultent souvent d’un manque de conseil en amont de la part de l’intermédiaire d’assurance. »
Thierry FRANÇOIS – Responsable commercial des assurances collectives Alptis
En l’absence d’un accord de branche, ou si vous souhaitez offrir à vos salariés des avantages supérieurs, plusieurs options s’offrent à vous :
La négociation d’un accord collectif d’entreprise implique d’engager des discussions avec les représentants du personnel concernant les modalités du futur régime de prévoyance ou de santé. Cette phase de discussion, même si elle n’aboutit pas, est recommandée pour mieux percevoir les attentes de vos collaborateurs.
La consultation par référendum interne peut s’avérer un bon moyen d’asseoir la légitimité du nouveau contrat. Cette approche, la plus démocratique, nécessite au préalable une communication claire et transparente des enjeux auprès de l’ensemble des salariés.
Vous pouvez enfin opter pour une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Cette décision doit cependant rester conforme aux dispositions légales et conventionnelles en vigueur. En tant qu’employeur, il vous appartient aussi d’informer les salariés en remettant à chacun un exemplaire papier.
Formalisme de la DUE : attention aux détails !
« Les erreurs dans les DUE peuvent être de tous types. Récemment, nous avons conseillé une entreprise ayant deux établissements, mais avec des participations patronales en santé différentes pour un même régime. Le premier avait un taux de prise en charge employeur de 50 % et le second de 100 %. Il s’agissait là d’un cas flagrant de non-conformité. Dans une autre entreprise, la DUE avait oublié de mentionner les conditions de l’évolution des cotisations. »
Thierry FRANÇOIS – Responsable commercial des assurances collectives Alptis
Comment rédiger une décision unilatérale de l’employeur ?
La rédaction d’une décision unilatérale de l’employeur (DUE) définit votre engagement en tant qu’employeur. Pour garantir sa conformité juridique en cas de contrôle Urssaf, la DUE doit obéir à un formalisme précis et inclure un certain nombre de mentions incontournables :
- L’objet de la DUE annonce la mise en place d’un régime collectif à adhésion obligatoire pour les salariés de l’entreprise.
- Il est nécessaire, le cas échéant, de définir les catégories de salariés couverts par le régime, en spécifiant les critères d’appartenance à ces catégories.
- Vous pouvez préciser les situations dans lesquelles les salariés peuvent être dispensés de l’adhésion au régime. Certains cas de dispense sont prévus par la loi, mais vous pouvez en ajouter d’autres.
- Les modalités de financement définissent la répartition de la cotisation entre l’employeur et les salariés. Pour rappel, une part patronale minimale de 50 % s’impose à vous dans le cadre d’une mutuelle d’entreprise.
- La date d’entrée en vigueur et les conditions de révision ou dénonciation du régime doivent apparaître.
- La décision unilatérale peut utilement rappeler les modalités retenues pour informer vos salariés et les organisations syndicales.
Votre DUE doit préciser si les ayants droit des salariés (conjoint, enfants…) peuvent bénéficier de la couverture offerte par le régime, et sous quelles conditions.
Il est utile de rappeler le droit légal à la portabilité du contrat pour chaque salarié après la cessation du contrat de travail, et ses conditions.
La solution Alptis : un accompagnement dès l’acte fondateur
« Pour simplifier et sécuriser les professionnels du conseil et les entrepreneurs, nous avons développé un service de conception de DUE en ligne permettant au courtier de vendre un contrat frais de santé, sans prendre de risque sur l’acte fondateur. À partir de son projet, le courtier remplit un questionnaire simple et peut ensuite éditer directement la DUE, c’est-à-dire le véritable acte fondateur du régime. Nous assumons par conséquent la responsabilité de la production de l’acte juridique. »
Thierry FRANÇOIS – Responsable commercial des assurances collectives Alptis
Le document doit enfin revenir sur les caractéristiques propres au contrat retenu, soit notamment :
- L’organisme assureur choisi.
- Le descriptif des garanties couvertes.
- La durée du contrat et les conditions de révision.
Le respect du formalisme de la DUE conditionne la validité juridique du régime et engage votre responsabilité en tant qu’employeur. Alptis Assurances accompagne au quotidien les entreprises avec une assistance experte dès l’étape de l’acte fondateur du régime.
Sources de l’article : Prévoyance et santé collective : votre acte fondateur est-il conforme ?
Questions fréquentes sur l’acte fondateur
L’acte fondateur est une décision unilatérale du chef d’entreprise, formalisée dans un écrit remis à chaque salarié. Il sert à mettre en place un régime de garanties collectives en santé ou en prévoyance complémentaire, en dehors de toute négociation.
À l’inverse, la convention collective est négociée au niveau d’une branche professionnelle, tandis que l’accord collectif est conclu avec les représentants du personnel dans l’entreprise. Ces deux voies conventionnelles impliquent une discussion préalable avec les salariés, contrairement à l’acte fondateur.
Même établi de manière unilatérale, l’acte fondateur doit respecter le Code de la sécurité sociale pour ouvrir droit aux exonérations de charges.
Depuis le 1er janvier 2009, l’article L.911-1 du Code de la sécurité sociale prévoit trois modalités :
- L’accord collectif négocié avec les représentants du personnel, souvent privilégié pour sa solidité juridique.
- La décision unilatérale du chef d’entreprise, plus simple à établir mais engageante si elle est constatée dans un écrit clair et remis par celui-ci à chaque intéressé.
- Le projet d’accord proposé aux salariés et ratifié par référendum à la majorité des deux tiers. Cette pratique reste peu fréquente mais juridiquement valable.
Le choix de la voie détermine les règles de modification future du régime, notamment en cas de changement des garanties ou des contributions.
Pour que le régime soit reconnu comme collectif et obligatoire, et pour bénéficier des exonérations URSSAF, l’acte fondateur doit mentionner :
- Les garanties mises en place (santé ou prévoyance complémentaire)
- Le caractère obligatoire et collectif du dispositif
- Les bénéficiaires concernés
- La date d’entrée en vigueur
- Le mode de financement (répartition employeur / salarié)
- Les cas de dispense autorisés
- Les modalités d’information et de contestation
L’écrit doit être remis individuellement à chaque salarié pour être opposable. Une information claire est essentielle pour sécuriser le dispositif vis-à-vis de l’URSSAF.
Les droits varient selon le mode de mise en place :
- Par accord collectif, la négociation avec les représentants est obligatoire.
- Par décision unilatérale, la consultation n’est pas imposée, mais reste recommandée pour instaurer un dialogue social.
- Par référendum, les salariés se prononcent directement.
En cas de modification, la procédure initiale doit être respectée. Un régime établi par décision unilatérale pourra être modifié de la même manière, sous réserve d’une information préalable et documentée à destination des salariés.
C’est à l’employeur qu’il revient de rendre le régime conforme :
- Il doit effectuer la déclaration du régime auprès de l’URSSAF, notamment pour justifier des exonérations.
- Il doit conserver un écrit formalisant la décision, et s’assurer qu’il a été remis à chaque salarié.
- Il doit veiller à respecter les critères définis par le Code de la sécurité sociale (articles L.911-1 et suivants) pour que le régime soit reconnu comme collectif et obligatoire.
En cas de non-conformité, les contributions patronales peuvent être requalifiées en avantage en nature, entraînant un redressement URSSAF.