Complémentaire santé d’entreprise : employeur, évitez les pièges

Connaître vos obligations légales en tant qu’employeur

Depuis le 1er janvier 2016, les employeurs sont tenus de fournir à leurs salariés une mutuelle d’entreprise. Cette mesure vise à garantir à tous les salariés une couverture santé complémentaire, en plus de celle offerte par la Sécurité sociale.

En matière de prestations, la complémentaire santé collective doit respecter a minima un « panier de soins » fixé par la réglementation. Ce socle garantit une prise en charge adéquate des frais de santé pour tous vos salariés. Le panier de base inclut notamment les éléments suivants :

• L’intégralité du ticket modérateur (part des frais médicaux restant à la charge de l’assuré) concernant les consultations, actes et prestations de médecine conventionnée.
• La totalité du forfait journalier hospitalier – compris entre 15 et 20 € selon les établissements.
• Les soins dentaires à hauteur de 125 % de la base de remboursement (BR) de la Sécurité sociale (BRSS) pour les prothèses et l’orthodontie.
• Un forfait optique incluant un montant minimal d’au moins 100 € tous les deux ans pour les corrections simples. Pour les corrections plus complexes, ce montant atteint 150 à 200 €.

Bon à savoir : Qui paie la mutuelle d’entreprise ?

Vous êtes tenu de fournir au moins 50 % de l’effort de cotisation à la complémentaire santé d’entreprise. Votre convention collective peut toutefois prévoir un montant plus important. Par ailleurs vous restez bien sûr libre de financer une part plus importante du contrat à titre d’avantage social pour vos collaborateurs.

Vérifier les dispositions de votre convention collective

Lors de la mise en place d’une complémentaire santé collective, n’oubliez pas de vous référer aux dispositions de votre convention collective ! Cette dernière peut imposer des règles spécifiques en matière de protection sociale complémentaire, plus favorables que le droit commun. En les ignorant, vous exposez l’entreprise à des risques juridiques, dont une saisine du Conseil des prud’hommes par un salarié.

Ces textes conventionnels peuvent renforcer les obligations de l’employeur sur de nombreux points :

• Certaines conventions collectives prévoient une contribution de l’employeur supérieure aux 50 % légalement requis.
• En plus des cas de dispense déjà prévus par la loi, la convention collective peut introduire d’autres exceptions. Cela permet à des salariés supplémentaires de ne pas adhérer.
• Le texte peut étendre les garanties minimales prévues par le panier de soins de l’accord national interprofessionnel. Par exemple, elle peut prévoir un forfait plus avantageux pour les lunettes et lentilles de contact.
• Certaines conventions collectives imposent la couverture des ayants droit de vos collaborateurs, comme son conjoint et ses enfants. À défaut, il ne s’agit pas d’une obligation légale pour l’employeur.

Enfin, votre convention collective a la faculté de recommander un ou plusieurs assureurs pour votre complémentaire santé d’entreprise. Ces contrats, issus d’une mise en concurrence après appel d’offres et négociation serrée, proposent souvent des conditions intéressantes. Vous n’avez néanmoins aucune obligation de suivre cette recommandation et vous restez libre de choisir un contrat auprès de l’assureur de votre choix.

Impliquer vos collaborateurs dans le choix du contrat

La mise en place d’une complémentaire santé d’entreprise intéresse directement vos collaborateurs. Ces derniers ont donc souvent un avis à faire valoir. N’hésitez jamais à le prendre en compte et à rechercher le consensus si cela s’avère possible.

En l’absence d’accord de branche, la mise en place de la complémentaire santé collective peut être réalisée par le biais :

• D’un référendum interne.
• D’un accord collectif négocié entre l’employeur et les représentants du personnel.

À défaut, vous pouvez aussi opter pour une décision unilatérale de l’employeur (DUE). Vous décidez alors seul de la complémentaire à mettre en place, puis en informez ses salariés par un simple document écrit appelé « acte fondateur ».

Quelle que soit la méthode retenue, le comité social et économique (CSE) de l’entreprise peut utilement être consulté avant de souscrire. Son avis est consultatif pour l’employeur, mais souvent précieux. En effet, le CSE va émettre un avis favorable ou défavorable, mais aussi formuler des recommandations. Cet organe intermédiaire est en mesure de relayer efficacement les besoins et attentes exprimés par les salariés.

En résumé, vous n’avez donc pas l’obligation formelle de consulter vos salariés avant de choisir une mutuelle. Cependant, cette démarche est fortement recommandée :

• L’avis et les retours d’expérience de vos collaborateurs orienteront votre choix vers la formule la plus adaptée.
• Vous renforcerez aussi l’adhésion au nouveau contrat, limitant ainsi les demandes de dispense.

Assurer un suivi minutieux des demandes de dispense

Un salarié souhaitant se dispenser de l’adhésion au contrat doit impérativement en faire la demande par écrit. Il doit par ailleurs fournir un justificatif prouvant son éligibilité à l’un des cas de dispense – par exemple un autre contrat collectif déjà souscrit par son conjoint. De votre côté, conservez bien les demandes des salariés concernés. En cas de contrôle de l’URSSAF, vous pourriez avoir à les produire.

Pour limiter les risques d’erreur, accordez uniquement les dispenses correspondant aux cas de dispense légaux – ou à un besoin réel de vos salariés.

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