Protection sociale : embauche du premier salarié

Immatriculer votre salarié aux régimes de protection sociale

La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) est une déclaration unique regroupant de nombreuses formalités administratives. Elle doit être impérativement transmise à l’URSSAF dans les huit jours précédant la prise de fonction du premier salarié. Elle entraîne une affiliation automatique du salarié aux différents régimes de protection sociale.

La DPAE inclut à la fois :

• La déclaration de première embauche auprès du régime général de la Sécurité sociale et de l’assurance chômage.
• L’immatriculation du salarié à la caisse primaire d’assurance maladie (CPAM).
• L’adhésion au service de santé au travail.
• La demande de visite d’information et de prévention. La visite d’information et de prévention est obligatoire pour tout nouveau salarié sauf si ce dernier a déjà effectué auparavant une visite médicale. Dans tous les cas, l’entreprise conserve l’obligation de déclarer l’embauche du salarié auprès du service de santé du travail, en vue de l’éventuelle visite médicale obligatoire.
• Le prérenseignement de votre déclaration annuelle des données sociales (DADS).

Le nouveau salarié doit également être affilié à son régime de retraite complémentaire Agirc-Arrco. Cette formalité sera réalisée automatiquement au moment de votre première déclaration sociale nominative ou « DSN » (voir ci-dessous).

Souscrire une mutuelle d’entreprise obligatoire

L’embauche du premier salarié doit être accompagnée de la souscription d’une mutuelle d’entreprise. Tous les employeurs ont l’obligation de proposer une couverture santé complémentaire à leurs salariés depuis le 1er janvier 2016. Avant de signer un contrat, n’oubliez pas :

• De vous renseigner sur les éventuelles obligations prévues par la convention collective applicable à votre entreprise. En effet, certains accords collectifs imposent des garanties minimales ou des conditions particulières.
• De respecter le panier de soins minimal fixé par la réglementation. Par exemple, le contrat doit garantir aux salariés le remboursement intégral du ticket modérateur sur les actes pris en charge par la Sécurité sociale. Il prend aussi en charge le forfait journalier hospitalier ou un forfait de 100 € tous les deux ans pour les montures de lunettes.
• De comparer plusieurs contrats proposés par les organismes assureurs. Faites le point sur les garanties proposées, les cotisations, les modalités de prise en charge, les services annexes.

Lorsque la mise en place de la mutuelle d’entreprise s’effectue par une décision unilatérale de l’employeur (DUE), celle-ci devra être portée à la connaissance des salariés par voie d’affichage et de remise individuelle.

Le premier salarié, tout comme les suivants, a l’obligation d’adhérer à la mutuelle d’entreprise. Certains cas de dispense existent cependant :

• Le salarié est déjà couvert par la mutuelle d’entreprise de son conjoint.
• Il bénéficie de la complémentaire santé solidaire (CSS).
• Il travaille à temps partiel.
• Il est en CDD d’une durée inférieure à 3 mois.
• Il est apprenti.

Bon à savoir : Quid de la prévoyance collective ?

La prévoyance collective permet à vos salariés de se prémunir contre les risques liés à un arrêt de travail prolongé, une invalidité, un décès. Elle est obligatoire uniquement pour les cadres, au titre du risque décès, ou pour tous les salariés si votre convention collective l’impose. Vérifiez donc attentivement ce point !

Informer le nouveau salarié de sa protection sociale

En tant qu’employeur, vous avez la responsabilité d’informer le nouveau salarié sur plusieurs points clés. Cela inclut :

• L’éventuel accord collectif ou convention collective applicable à l’entreprise. Ces textes définissent les conditions générales de travail au sein de la structure. Ils encadrent les relations entre l’employeur et les salariés. Vous devez en remettre une copie au salarié au plus tard un mois après son embauche.
• Si votre entreprise propose déjà un dispositif d’épargne salariale, le fonctionnement de ce dernier doit être expliqué en détail au salarié. Un livret d’épargne salariale lui sera également remis. Ce dispositif permet aux salariés de se constituer une épargne en bénéficiant d’avantages fiscaux et sociaux.
• L’employeur doit fournir une notice d’information à destination des salariés bénéficiant de la complémentaire santé mise en place. Si l’entreprise a mis en place un régime de prévoyance collective, le salarié doit également recevoir un document présentant les garanties du contrat.

Réaliser la première déclaration sociale nominative

Parmi les formalités à accomplir figure aussi la réalisation de la déclaration sociale nominative (DSN). Cette démarche mensuelle dématérialisée centralise la transmission des informations relatives à la paie et aux cotisations sociales de vos salariés.

La DSN vous permet de communiquer de manière électronique et sécurisée :

• Les informations relatives à la paie du salarié, soit notamment le salaire brut, les cotisations salariales et patronales, les primes ou indemnités diverses.
• Les événements survenus sur la période de déclaration, comme les arrêts maladie, les accidents du travail, les congés maternité ou les départs de l’entreprise.

Pour réaliser la DSN, vous devrez vous appuyer sur un logiciel de paie compatible. Ce dernier se charge de collecter les données nécessaires, de les formater puis de les transmettre de manière sécurisée aux organismes sociaux.

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